Tipp des Monats
Über- und Unterbelegung durch
vorausschauende Bettendisposition vermeiden
Das Problem
Viele unserer Kunden kämpfen mit stark schwankender Auslastung der verfügbaren Betten. An manchen Tagen (vorzugsweise an Montagen) sind die Stationen relativ leer, an anderen Tagen (oft Mittwochs und Donnerstags) findet sich kein freies Bett. Diese Schwankungen werden überlagert durch saisonale Schwankungen mit permanenter Überlastung im Frühjahr und Herbst und eher freien Betten in den Sommermonaten. Hinzu kommen ggf. notwendig werdende Bettensperren oder Stationsschließungen aufgrund von fehlendem Personal, was regelmäßig zur Überlastung der übrigen Stationen führt. Die folgende Grafik zeigt die permanente Überlastung einer Fachabteilung durch den Vergleich der tatsächlichen Patientenzahl mit der bereitgestellten Bettenkapazität.
An kritischen Tagen kämpfen die Fachabteilungen um die letzten freien Betten. Das zentrale Bettenmanagement und die Notaufnahme ver(sch)wenden einen viel zu großen Teil ihrer Arbeitszeit damit, telefonisch auf den Stationen zu erfragen, wo noch ein Bett zu finden ist oder demnächst frei wird. Alle Beteiligten sind genervt. Die Arbeitsatmosphäre ist häufig vergiftet.
Viele Krankenhausinformationssysteme bieten zwar eine gute Übersicht darüber, wo gerade jetzt ein Bett frei ist, geben aber keine Auskunft über die voraussichtliche Belegung in den nächsten Stunden, Tagen und Wochen.
Der Lösungsansatz
Spezialisierte Systeme zum Belegungsmonitoring geben nicht nur in Echtzeit einen Überblick über die aktuelle Belegung aller Betten, sondern zeigen auch die voraussichtliche Belegung aller Stationen in den nächsten Stunden und Tagen. Dabei werden nicht nur die voraussichtlichen Aufenthaltsdauern der aktuellen Patienten, sondern auch die der zukünftig erwarteten Patienten berücksichtigt. Die Zahl der voraussichtlichen Notfallpatienten wird dabei durch fortgeschrittene Rechenalgorithmen unter Angabe der statistisch zu erwartenden Bandbreite berücksichtigt. Da für alle Patientengruppen der zu erwartende Durchlauf durch die verschiedenen Stationsbereiche ebenfalls anhand statistischer Daten in das Modell integriert ist, ergibt sich für jede einzelne Station die voraussichtliche Belegung für den Rest des Tages und – standardmäßig – für die folgenden 14 Tage.
Die Vorschaumodule werden ergänzend zu vorhandenen KIS-Systemen implementiert und benötigen als Datenquelle lediglich einmalig die historischen Belegungsdaten der letzten 2 – 3 Jahre und eine Anbindung an die fast immer vorhandene HL7-Schnittstelle. Aktuelle und geplanten Bettensperren werden direkt aus dem KIS-System übernommen.
Der Nutzen
Mit Einführung des prospektiven Betten- und Belegungsmonitors ist das zentrale Betten- und Belegungsmanagement wie auch die zentrale Notaufnahme jederzeit (auch nachts und an Wochenenden) darüber informiert, auf welchen Stationen jetzt und in den nächsten Stunden und Tagen Betten frei sind und werden. Zusätzliche Telefonate zur Suche nach freien Betten werden kaum noch benötigt. Zukünftige Überlastsituationen werden so rechtzeitig erkannt, dass im Vorfeld abgestimmte Anpassungsmechanismen ausgelöst werden können (z.B. Öffnung von Reservebetten oder frühzeitige Verschiebung von Elektivpatienten). In belegungsschwachen Zeiten wird rechtzeitig erkannt, wann es nicht gelingt, die Stationen ausreichend zu füllen. So kann frühzeitig die Stationskapazität reduziert und der Personalstand auf die angestrebte Patient-to-nurse- bzw. die Patient-to-doctor-ratio angepasst werden. Nicht zuletzt verringert sich die Zahl der Fehllieger, was zu einer spürbaren Entlastung der Ärzte bei der Visite und zu einer deutlich reduzierten Zahl interner Verlegungen führt.
Krankenhäuser, die mit derartigen Systemen arbeiten, haben eine gleichmäßig hohe Auslastung und vermeiden weitgehend Überlastsituationen und unnötigen Bettenleerstand. Zudem verbessert sich das Arbeitsklima, weil sich der administrative Aufwand deutlich reduziert.
Schafft es ein 300 Betten-Haus, durch prospektives Belegungsmanagement seine Auslastung um 5 Prozentpunkte zu steigern, behandelt es bei einer Verweildauer von < 7 Tagen in gleicher Struktur rund 15 Patienten x 50 Wochen = 750 Patienten mehr im Jahr. Damit sollten Erlössteigerungen von mindestens 2,5 Mio. EUR und eine Ergebnisverbesserung um mindestens 1,5 Mio. EUR verbunden sein.
Die Empfehlung
Ob sich die Implementierung eines prospektiven Belegungsmonitors lohnt, kann durch die Analyse der Belegungsschwankungen (auch untertägig!) aller Stationen über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr in Erfahrung gebracht werden. Diese Analyse kann mit der Testinstallation eines prospektiven Belegungsmonitors verbunden werden, was mit sehr überschaubaren Kosten verbunden ist und innerhalb weniger Wochen realisiert werden kann.
Eine interne Arbeitsgruppe zur Optimierung des Belegungsmanagements sollte mit dem Testsystem im Parallelbetrieb erste Reaktionsmuster entwickeln. Dabei ist festzulegen, wann und wie frühzeitig auf erkennbare oder auf spontan auftretende Über- oder Unterlastsituationen zu reagieren ist. Da hierfür bestehende Organisationsanweisungen anzupassen sind, müssen diese neuen Reaktionsmuster insbesondere mit den bettenführenden Fachabteilungen abgestimmt werden.
Ein Parallelbetrieb von mehreren Wochen ist häufig ausreichend, um noch notwendige Anpassungen vorzunehmen. Danach kann das neue System dann produktiv genutzt werden.