Hospital Control Center

Ein Hospital Control Center (HCC) ist ein IT-gestütztes Organisationskonzept, das alle für den effizienten Einsatz der knappen Ressourcen relevanten Informationen über Patienten, Personal, Räumlichkeiten, Geräte und Material an einem Ort in Echtzeit zusammenführt und – üblicherweise über große Monitorwände – allen an der Prozesssteuerung Beteiligten zur Verfügung stellt, die ihren Arbeitsplatz in diesem zentralen Raum haben und dabei auf die für ihre Arbeit benötigten Systeme zugreifen.

Beispiel eines installierten Hospital Control Centers in den Niederlanden (© Performation Healthcare Intelligence B.V.)

Im Gegensatz zu den aktuell verfügbaren KIS- und Datawarehouse-Systemen in Krankenhäusern fokussiert ein HCC nicht auf Daten der Vergangenheit, sondern auf Echtzeitdaten der Gegenwart und Planungs- und Prognosedaten der Zukunft. Dabei werden alle verfügbaren und relevanten Plandaten aus den vorhandenen IT-Systemen genutzt und um Prognose- und Simulationsdaten ergänzt, die notwendig sind, um ein vollständiges Bild der zukünftigen Ressourcenauslastung zu erhalten.

Kernansatz eines Hospital Control Centers ist es, neben die medizinische Qualität und die Wirtschaftlichkeit auch die Termintreue der Ressourcenbereitstellung (alle benötigen Ressourcen mit den erforderlichen Leistungsmerkmalen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort) als gleichberechtigtes Ziel eines Krankenhauses zu stellen.

Die terminliche Prozesstreue muss das dritte Top-Ziel werden und unterstützt dann die medizinische Qualität und die Begrenzung der Kosten

Ein Beispiel für ein zentrales Dashboard in einem HCC ist eine Belegungsprognose für jede einzelne Station unter Nutzung der Plandaten aus elektiven Aufnahmen (KIS) und über mathematische Verfahren errechnete wahrscheinliche Notaufnahmen.

Prospektiver Belegungsmonitor für eine einzelne Station für die nächsten 14 Tage

Zusätzlich wird durch Zugriff auf den jeweils aktuellen Stand des Dienstplansystems eine minutengenaue Prognose der Personalbelastung für die nächsten Stunden, Tage und Wochen erstellt und auf zentralen Bildschirmen für Entscheidungen zur Verfügung gestellt.

Personalbelastungsmonitor (beyond PpUGV) mit Frühwarnfunktion bei absehbarer Personalüberlastung

Ein HCC ergänzt die vorhandenen Systeme zur medizinischen und pflegerischen Versorgung der Patienten und die Abrechnungssysteme wie zum Beispiel eine elektronische Patientenakte oder das Krankenhausinformationssystem. Im Gegensatz zu diesen fokussiert ein HCC auf die prozessualen Vitalparameter eines Krankenhauses.

• Steigerung der Auslastung der vorhandenen Ressourcen, insbesondere des Personals, der vorhandenen Betten, der OP-Säle sowie von Diagnostik- und Therapiebereichen
• Reduzierung der Wartezeiten und der Aufenthaltsdauern der Patienten im Haus
• Vermeidung der Überlastung des vorhandenen Personals
• Vermeidung von unnötigen Wartezeiten

Im Vergleich mit den klassischen Steuerungssystemen weist ein HCC einige Besonderheiten auf, die für eine effektive und effiziente Prozesssteuerung essentiell sind:

Durch eine optimierte Steuerung des Patientendurchlaufs (patient flow) unterstützt der Einsatz eines Hospital Control Centers alle relevanten strategischen Ziele eines Krankenhauses:

• Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch reduzierte Warte- und Durchlaufzeiten und eine bessere Auslastung der vorhandenen Kapazitäten
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Steigerung der Attraktivität der Arbeitsplätze
• Verbesserung der Patientenzufriedenheit durch höhere Termintreue, geringere Aufenthaltsdauer, minimale Wartezeiten auf Diagnostik und Therapie

Ein Hospital Control Center koordiniert die Aktivitäten aller an der Patientenversorgung beteiligten Organisationseinheiten in terminlicher Hinsicht. Neben die funktionale Zuständigkeit der einzelnen Bereiche wie z.B. operative Fachabteilungen, Anästhesie, Pflege, Terminmanagement, Aufnahmemanagement, Betten- und Belegungsmanagement, OP-Management, Materialwirtschaft, Transportdienst, etc. tritt eine funktionsübergreifende, am Patientenfluss orientierte, prozessuale Steuerungslogik, die immer dann eingreift, wenn der eigentlich geplante Behandlungsablauf gestört wird.

Integriertes Patient-Flow-Management koordiniert die Aktivitäten aller Organisationseinheiten bei auftretenden Prozessstörungen

Kommt es in einer traditionellen Organisation zu einer Prozessstörung, erfährt oft nur eine Organisationseinheit davon. Andere Organisationseinheiten werden dann bestenfalls per Telefon informiert. Aufwand und Zeitbedarf für derartige Abstimmung sind erheblich. Bilaterale Abstimmungen vernachlässigen häufig Restriktionen weiterer Beteiligter und führen zu suboptimalen Lösungen.

In einem Hospital Control Center sitzen alle an der Steuerung beteiligten Organisationseinheiten in einem Raum und verfügen über dieselben Echtzeitinformationen zu den auftretenden Problemen und den vorhandenen Lösungsoptionen. Multilaterale Entscheidungen können im direkten Kontakt und ohne Zeitverlust getroffen werden. Alle Beteiligten können sofort und parallel die Anpassungen in ihren Systemen vornehmen.

Die Implementierung eines Hospital Control Centers ist kein IT-Projekt. Wer ein HCC erfolgreich implementieren will, sollte sich an folgenden Empfehlungen orientieren:

1. Klar kommunizierter Wille zur Veränderung
   Startpunkt eines jeden Projektes ist eine strategisch fundierte, unternehmerische Entscheidung des Führungsgremiums darüber, dass Elemente einer abteilungsübergreifenden Prozesssteuerung zukünftig die vorhandene funktionale Organisation ergänzen und beim Auftreten kritischer Situationen übersteuern dürfen, um das Klinikum wirtschaftlich zu stärken und die Attraktivität des Klinikums für Patienten und Mitarbeiter zu steigern.
   
   
2. Klar kommunizierte Ziele
   Übergeordnete Zielsetzung sollte die Steigerung der Resilienz des Klinikums gegenüber den externen existenziellen Bedrohungen sein. Das Projekt muss Antworten auf die wichtigsten Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Krankenhausreform geben. Nur dann gelingt es, alle am Projekt Beteiligten für die Mitarbeit zu motivieren. Diese Zielsetzung ist unter Bezug auf die strategischen Ziele des Klinikums hinsichtlich der Verbesserung der prozessualen Vitalparameter klar und messbar, auch hinsichtlich des zeitlichen Horizonts, zu konkretisieren. Welche Bettenauslastung wird erwartet? Wie soll sich die Verweildauer entwickeln? Welche OP-Auslastung soll erreicht werden? Welche Wartezeit in der Notaufnahme darf nicht überschritten werden? Wie soll die Zufriedenheit der Mitarbeiter gemessen werden? Keine sinnvolle Zielsetzung ist übrigens die „Einführung eines neuen IT-Systems“.
   
   
3. Konzeption und Change Management als Einheit
   Erhebliche Widerstände der Organisation sind zu erwarten und zu überwinden. Die Konzeption der zukünftigen Entscheidungsprozesse muss daher zwingend in enger und vertrauensvoller Abstimmung mit den Leistungsträgern des Krankenhauses, insbesondere den ärztlichen und pflegerischen Leitungen erfolgen. Diese sind von der Notwendigkeit der Veränderung und deren Nutzen für die eigene Arbeit zu überzeugen. Die zukünftige Organisation darf nicht an die Möglichkeiten einer beliebigen Software angepasst werden. Sie muss sich an den individuellen Anforderungen und den vorhandenen Restriktionen der verschiedenen Bereiche orientieren. Dabei ist darauf zu achten, dass ein Optimum aus prozessualen Notwendigkeiten, organisatorischen Anforderungen und technischen Möglichkeiten gestaltet wird.
   
   
4. Das passende IT-System finden
   Aus der zunehmenden Zahl von Systemen zur Kapazitäts- und Patient Flow-Steuerung ist dasjenige auszuwählen, dessen Steuerungsphilosophie am besten zu den neu konzipierten Prozessen passt. Systeme, die in den USA erfolgreich sind, passen häufig nicht zu den Ansprüchen von ärztlichen und pflegerischen Leistungen an ein weitgehend selbstbestimmtes Arbeiten. Systemen, die ihre Historie und ihren Schwerpunkt im Tracking von Betten und Patienten haben, fehlen häufig elementare Funktionalitäten, um zukünftige Belastungssituationen valide zu prognostizieren. Systeme europäischer Anbieter sind in Deutschland noch wenig bekannt, bieten aber im Gesamtpaket Lösungen, die besser zu den Anforderungen deutscher Krankenhäuser passen. Hierfür ist eine fundierte Kenntnis der Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme in der praktischen Anwendung zwingend erforderlich.
   
   
5. Begleitung bis zum Erfolg
   Suchen Sie sich einen Partner, der nicht nur schöne Power Point Slides produziert, sondern schon größere Control Center Lösungen nicht nur konzipiert und implementiert, sondern nachweisbar bis zum erfolgreichen Regelbetrieb begleitet hat. Das System ist nicht dann erfolgreich implementiert, wenn die IT-Lösung funktioniert, sondern erst dann, wenn die neu konzipierten Prozesse von allen Beteiligten täglich gelebt werden und die zu Projektbeginn formulierten Ziele hinsichtlich Auslastung, Verweildauer, Patientenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit nachweisbar (gemessen!) erreicht wurden.

Wir sind die einzige Beratungsgesellschaft im deutschsprachigen Raum, die über 30 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Lösungen zum Prozessmanagement und zur Prozessoptimierung in Krankenhäusern und gleichzeitig über 20 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Control Center Projekten an Flughäfen verfügt.

Die Flughäfen Frankfurt, München, Düsseldorf, Luxemburg, Berlin (TXL) und Köln-Bonn wurden durch uns von der Projektkonzeption bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme der jeweiligen Airport Operations Control Center federführend und verantwortlich begleitet.

Airport Operations Control Center am Flughafen Köln-Bonn, eröffnet 15.3.2023

Gleichzeitig kennen wir alle Probleme, die bei der Optimierung des Patientendurchflusses von der Aufnahme bis zur Entlassung zu beachten sind und haben Krankenhäuser aller Größenklassen bei entsprechenden Optimierungsprojekten mit nachweisbarem Erfolg begleitet.

Wir begleiten Sie von der strategischen Konzeption eines übergreifenden Prozessmanagements über die Entwicklung eines zukunftsweisenden, digital unterstützten Steuerungssystems, bis zur Implementierung eines auf Ihre Anforderungen ideal angepassten Hospital-Control-Center-Systems. Dabei übernehmen wir auch die Verantwortung für die optimale organisatorische Einbettung in Ihr Unternehmen, das Change-Management, um alle erforderlichen Veränderungen abzusichern und begleiten Sie die ersten Monate nach der Inbetriebnahme bis Sie die gemeinsam definierten Erfolgskennziffern erreicht haben.

Dabei übernehmen wir im Rahmen eines gemeinsamen Projektteams mit dem jeweiligen Krankenhaus nach Absprache im Einzelnen folgende Aufgaben:

• Analyse des digitalen und prozessualen Reifegrades der Organisation vor dem Zielbild einer an Wertschöpfungsketten orientierten, digital unterstützten Prozesssteuerung und Entwicklung einer RoadMap
• Konzeption effektiver und effizienter Sollprozesse sowie Reaktionsmuster zur Behebung von Prozessstörungen einschließlich der Definition von Interventionswerten für den Anstoß von Anpassungsmaßnahmen
• Aufbau eines Systems zur Messung von Prozessstabilität und Prozessqualität unter Nutzung von Hospital-Control-Center-Modulen verschiedener Hersteller
• Schaffung neuer Prozess-Zuständigkeiten und -Verantwortlichkeiten bei gleichzeitiger Entlastung von Ärzten und Pflegekräften
• Entwicklung eines angepassten IT-, Raum- und Organisationskonzeptes
• Auswahl einer zu den spezifischen Anforderungen des Krankenhauses passenden IT-Lösung
• Auf Wunsch Unterstützung bei der technischen Implementierung des HCC (zum Beispiel mit unserem Kooperationspartner XIMIUS)
• Customizing der HCC-Module, Anpassung der Standard-Dashboards an die entwickelten Konzepte in enger Abstimmung mit den Prozesssteuerern des Krankenhauses
• Aufbau eines Prozess- und Prozessstörungs-Controllings
• Mehrmonatige intensive Begleitung von Test- und Realbetrieb bis zum Erreichen einer stabilen Steuerungsroutine
• Systemmonitoring und Interessenausgleich bei auftretenden Konflikten im Rahmen der Umsetzung der Reaktionsmuster