Tipp des Monats

20 % weniger Bettenbedarf bei gleicher Leistung durch Simulation alternativer OP-Programme!

Viele Krankenhäuser beklagen eine stark schwankende Bettenauslastung. Häufig sind die Stationen von Samstagmittag bis Dienstagmittag schlecht ausgelastet und von Mittwochabend bis Freitagfrüh findet sich kein freies Bett. Die Folgen sind Unwirtschaftlichkeit, regelmäßige Überlastung des Pflegepersonals, eine angespannte Atmosphäre und eine suboptimale Betreuung einer großen Zahl von Fremdliegern. In diesem Tipp des Monats zeigen wir, wie diese Probleme durch eine intelligentere OP-Planung vermieden werden können.
Das Problem

Die Planung des OP-Programms innerhalb vorgegebener Saalkontingente wird weitgehend den Fachabteilungen überlassen. Die Zuordnung von geplanten Eingriffen auf einzelne OP-Zeitslots im Wochenverlauf erfolgt häufig auf Basis von Wunschterminen der Patienten oder aufgrund organisatorischer Erwägungen innerhalb der Berufsgruppe der Ärzte. Konsequenzen der OP-Planung auf die Bettenbelegung werden – falls überhaupt – lediglich sehr pauschal und nach Bauchgefühl in der Planung berücksichtigt. Ein typischer Belegungsverlauf zeigt eine deutliche Unterauslastung über das Wochenende und eine Belegungsspitze in der Wochenmitte.

Der Lösungsansatz

Das Problem kann nur gelöst werden, wenn bei der OP-Planung zusätzlich zur verfügbaren OP-Kapazität auch die erwartete Verweildauer der Patienten berücksichtigt wird. Das OP-Programm ist innerhalb der vorgegebenen OP-Slots so auf die Wochentage zu verteilen, dass die Stationen möglichst von Montag bis Sonntag (oder alternativ von Montag bis Freitag) gleichmäßig belegt sind und Belegungsspitzen ebenso wie Belegungstäler weitgehend vermieden werden.

Da die Suche nach einem optimierten OP-Programm unter Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen nach dem trial-and-error-Prinzip extrem aufwändig wäre, empfiehlt sich der Einsatz eines speziellen Simulationswerkzeuges, das die Konsequenzen alternativer Slot-Verteilungen auf die Wochentage transparent macht. Wir nutzen dafür ein im europäischen Ausland bereits seit Jahren eingesetztes Tool, das sowohl die manuelle Verschiebung von OP-Slots zwischen Sälen und Wochentagen unterstützt, als auch automatisiert eine belegungsoptierte OP-Planung ermittelt. Vorgegebene Restriktionen der operierenden Bereiche können dabei als Leitplanken der Simulation definiert werden.

Der Nutzen

Durch den Einsatz des Simulationstools wird in den meisten Häusern die Zahl der maximal benötigten Betten in der Größenordnung zwischen 15 und 25 % reduziert. Die personelle Besetzung der Stationen kann stabiler gehalten und insgesamt reduziert werden, weil weniger Mitarbeiter notwendig sind, um die vorgegebenen Betreuungsschlüssel einzuhalten. Die blaue Kurve in folgender Grafik zeigt eine optimierte Bettenbelegung im Vergleich mit der suboptimalen Ausgangslage.

In Krankenhäusern mit begrenzter Bettenkapazität oder fehlendem Pflegepersonal kann das Tool dafür eingesetzt werden, die Erlöse trotz der bestehenden Restriktionen auszuweiten. Schon eine Belegungssteigerung um fünf zusätzliche Betten führt zu einer Erlössteigerung in der Größenordnung von rund 1 Mio. EUR. In Häusern mit stagnierenden oder rückläufigen Fallzahlen kann das System zur Kapazitätsreduzierung mit entsprechenden Kostensenkungseffekten genutzt werden.
Die Empfehlung

Der Einsatz des Simulationstools eignet sich vor allem für Fachabteilungen mit einer Patientenklientel, für die mit hinreichendem zeitlichen Vorlauf OP-Termine vergeben und auf einzelne Wochentage zugeordnet werden können. IT-seitig bestehen keine Hinderungsgründe für den Einsatz. Eine Integration der Software in die Systemlandschaft des Krankenhauses ist nicht erforderlich. Der Einsatz des Tools erfordert lediglich die Bereitstellung historischer Daten des OP-Geschehens und der zeitgenauen Aufenthaltsdauer der Patienten für einen repräsentativen Referenzzeitraum.

Wir empfehlen, die Simulation nicht nur für einzelne Fachabteilungen, sondern für alle Fachabteilungen mit einer geeigneten Patientenklientel gemeinsam zu machen. Wenn OP-Tage auch zwischen Fachabteilungen getauscht werden können, ergibt sich ein insgesamt niedrigerer Bettenbedarf als bei der isolierten Optimierung einzelner Abteilungen.