Tipp des Monats

Hospital Control Center –
jetzt erkennen auch deutsche Krankenhäuser die Chancen!

Viele Krankenhäuser leiden unter Personalmangel und kämpfen wirtschaftlich ums Überleben. KI-gestützte Systeme zur Ressourcensteuerung in Echtzeit leisten einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der Existenz. Mit dem Klinikum Ingolstadt hat sich jetzt das erste deutsche Krankenhaus dafür entschieden, ein im europäischen Ausland bereits bewährtes Steuerungssystem zum integrierten Kapazitätsmanagement entlang der Patientenversorgungskette zu implementieren.
Das Problem

Die in deutschen Krankenhäusern eingesetzten Krankenhausinformationssysteme (KIS) wurden in den letzten Jahren dahingehend optimiert, Leistungen differenziert zu erfassen, um möglichst hohe Rechnungen an die Kostenträger stellen zu können. Funktionalitäten zur Steuerung des verantwortungsvollen Umgangs mit knappen Ressourcen finden sich nur rudimentär für einzelne Teilbereiche (z.B. den OP oder die ZNA) und sind in der Regel vergangenheits- und bestenfalls echtzeit-orientiert. Auch das Controlling fokussiert sich weitgehend auf die Erlössicherung, die Analyse von Primärkosten (Einkauf, Personal) und die häufig nur monatliche Verfolgung von nur sehr allgemeinen Kennzahlen der Prozesseffizienz (Verweildauer, Belegtage). Auch Systeme, die eigentlich geeignet wären, zumindest den Personaleinsatz effizient zu steuern (PPugV, PPR 2.0) werden nur für Dokumentations- und Meldezwecke eingesetzt, um zukünftige Strafzahlungen zu vermeiden.

Der Lösungsansatz

Um einen effizienten Ressourceneinsatz wirksam steuern zu können, werden Systeme benötigt, die – vergleichbar einem Navigationssystem im Auto – alle Systemfunktionen in Echtzeit überwachen und alle über die nächsten Stunden, Tage und Wochen verfügbaren Informationen zum Kapazitätsbedarf zur Verfügung stellen.

Derartige Systeme sind schon seit Jahrzehnten in verschiedenen Branchen zur Steuerung hochkomplexer Aktivitäten im Einsatz (Raumfahrt, Energieversorgung). Vor 15 Jahren haben deutsche Flughäfen (mit unserer Unterstützung) Airport Operations Control Center in Betrieb genommen und in vielen Krankenhäusern in Skandinavien, Belgien, den Niederlanden, der Schweiz, Großbritannien und den USA werden seit etwa 10 Jahren Control Center Lösungen zur Steuerung des Patient Flow eingesetzt.

Die wichtigsten Merkmale dieser Systeme sind:

• Überwachung aller erfolgskritischen Prozessparameter in Echtzeit

• Fokussierung auf nicht finanzielle Kenngrößen im zeitlichen Verlauf wie Auslastung, Termintreue, Wartezeiten, Leerzeiten oder Häufigkeit, Intensität und Dauer von Prozessstörungen

• Nutzung von KI-gestützten Algorithmen zur Prognose der in den nächsten Stunden, Tagen und Wochen benötigten Kapazität (OP-Stunden, Betten, Personal, Diagnostik, Therapie)

• Abgleich des Kapazitätsbedarfs mit der voraussichtlich verfügbaren Kapazität unter Berücksichtigung aller vorhandenen Restriktionen (Urlaub, Krankheit des Personals, Bettensperren etc.)

• Bereitstellung von Warnmeldungen und Handlungsempfehlungen bei absehbaren Abweichungen vom gewünschten Systemzustand, z.B. bei drohender Personalüberlastung oder bei zu hohem Leerstand von OP-Sälen oder zu vielen freien Betten

• Bereitstellung von Simulationsmöglichkeiten zum Test alternativer Strategien zur Verbesserung der Ressourcennutzung, z.B. durch die Bereitstellung digitaler Zwillinge des Krankenhauses

• Bereitstellung von Monitoren und Analysemöglichkeiten für ein effektives Controlling nicht nur der Ergebnisse, sondern auch der Ursachen für Prozessstörungen

Der Nutzen

Alle für die Ressourcensteuerung verantwortlichen Personen können mit einer Control Center Lösung schon auf sich abzeichnende Probleme reagieren und müssen nicht mehr warten, bis das Problem eingetreten ist und Schäden nicht mehr verhindert werden können. Während heute bei auftretenden Problemen überwiegend improvisiert werden muss, bietet ein Control-Center-System die Möglichkeit, gewünschte Reaktionsmuster auf Prozessstörungen im Vorfeld zu definieren und situative Handlungsempfehlungen digital zu hinterlegen. Das hat deutlich positive Effekte auf alle drei für ein Krankenhaus relevanten Zieldimensionen:

• Durch die deutliche Reduzierung leerstehender Betten, unnötiger Verweildauer und temporär schlecht genutzter OP-Betriebszeiten, Diagnostikzeiten und Therapieangebote werden bei gleichem Erlösvolumen die Kosten deutlich reduziert. Je nach Ausgangslage bewegt sich das Potenzial einer optimierten Prozesssteuerung im Bereich von 5 - 20 % des Erlösvolumens eines Krankenhauses. Viele insolvenzgefährdete Krankenhäuser könnten so auch ohne zusätzliches Geld von außen überleben.

• Durch rechtzeitige und bessere Anpassung des Personaleinsatzes an Leistungsschwankungen werden Überlastungssituationen des Personals deutlich reduziert. Das vermeidet nicht nur Strafzahlungen nach PpUGV und zukünftig PPR 2.0, sondern erhöht vor allem die Attraktivität der Arbeitsplätze. Häuser mit derartigen Systemen werden es zukünftig wesentlich einfacher haben, qualifiziertes Personal zu halten oder neu zu gewinnen als ihre Wettbewerber auf dem Arbeitsmarkt.

• Nicht zuletzt profitieren auch die Patienten durch eine höhere Termintreue, weniger OP-Absetzungen und entspannteres Personal auch in Zeiten hoher Belastung.

Die Empfehlung

Folgen Sie dem Beispiel des Klinikums Ingolstadt und machen Sie mit einem begrenzten Budget einfach den ersten Schritt. Der Aufbau einer Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem und zur HL7-Schnittstelle benötigt nur wenige Wochen. Beginnen Sie mit dem in Echtzeit aktualisierten Monitoring der prognostizierten Bettenbelegung der kommenden 14 Tage und passen Sie die Prozesse Ihrer Belegungs- und Verweildauersteuerung an die neuen Möglichkeiten eines vorausschauenden Belegungsmanagements an. Mit den wirtschaftlichen Erfolgen amortisiert sich das Projekt innerhalb weniger Monate und generiert die finanziellen Mittel für die nächsten Schritte.