Tipp des Monats
Vermeiden Sie Bettensperren, Stations- und Saalschließungen durch das tägliche Monitoring der Personalbelastung der folgenden Tage und Wochen!
In unserem Tipp des Monats September 2024 hatten wir empfohlen, Über- und Unterbelegung von Stationen durch vorausschauendes Belegungsmanagement zu vermeiden. Heute ergänzen wir die Empfehlung dahingehend, auch das voraussichtlich verfügbare Personal in die Betrachtung einzubeziehen, um Kosten zu sparen, Personalüberlastung zu vermeiden und unnötige Bettensperren und Stationsschließungen zu vermeiden. Insbesondere Häuser mit hohen Defiziten können so ihre Verluste innerhalb weniger Monate deutlich reduzieren.
Das Problem
Fehlende Fachkräfte in Medizin und Pflege führen häufig zu Situationen, in denen entweder das Personal überlastet ist oder die eigentlich vorhandenen OP-Säle und Betten gesperrt werden müssen, um die Überlastung zu vermeiden. Die Krankenhausleitung hat die Wahl zwischen Pest und Cholera: Wählt sie den Weg der Überlastung, verlassen die Leistungsträger das Haus, was die Probleme weiter verschärft. Wählt sie den Weg von Bettensperren, Saalsperren oder gar Stationsschließungen, führen die Einnahmeausfälle zu Defiziten, die in vielen Häusern in die Millionen gehen. Beide Konsequenzen gefährden die Existenz des Hauses.
Der Lösungsansatz
Bei differenzierter Analyse von Häufigkeit, Dauer und Intensität der Personalüberlastung stellt man fast immer fest, dass Belastungssituationen nicht durchgängig auftreten, sondern sich zu bestimmten Zeiten und in bestimmten Organisationseinheiten (Stationen, Fachabteilungen, OP) häufen.
Beispiel 1: In einem Klinikverbund mit mehreren räumlich benachbarten Standorten war an fast jedem Tag eine Intensivstation überlastet, aber nur an einem Tag waren alle Intensivstationen zu 100 % gefüllt.
Beispiel 2: In einem Krankenhaus der Schwerpunktversorgung standen für 16 OP-Säle im Jahresdurchschnitt 16 Anästhesisten zur Verfügung. An fast jedem dritten Tag mussten aber ein oder zwei Säle geschlossen werden, weil nur 14 oder 15 Anästhesisten erschienen waren. Dass an rund jedem dritten Tag aber 17 oder 18 Anästhesisten anwesend waren, war der Geschäftsführung nicht bewusst.
Um Personalüberlastung zu vermeiden, müssen drei Punkte beachtet werden.
1. Der Fokus darf nicht nur auf der Überlastung liegen, sondern muss auch Zeiten von rechnerischer Überbesetzung umfassen.
2. Besetzungsschwankungen und die Wahrscheinlichkeit von Über-/Unterbesetzung müssen möglichst Tage und Wochen vorher erkannt werden, um frühzeitig und im Rahmen des Arbeitsrechts gegensteuern zu können.
3. Es braucht zudem flexible Personaleinsatzmöglichkeiten und Regelwerke zu deren Nutzung, um auch kurzfristig auf unvorhergesehene Schwankungen reagieren zu können.
In Echtzeit aktualisierte Personalbelastungsmonitore zeigen schon in einfachen Versionen jederzeit auf einen Blick für jede Station und Berufsgruppe Über- und Unterlastungssituationen auf Basis einer Patient-to-nurse- oder Patient-to-doctor-ratio für jede Schicht in den folgenden Tagen und Wochen. Dabei wird keine Vollbelegung der Station unterstellt, sondern die statistisch prognostizierte Belegung jeder Station. State-of-the-art sind Systeme, die dabei auch noch den pflegerischen Aufwand der Patienten berücksichtigen und so auch eine prospektive Steuerung des Personaleinsatzes unter den Bedingungen der PPR 2.0 ermöglichen.
Der Nutzen
Moderne Monitore zeigen in Echtzeit für heute und die folgenden Tage und Wochen schicht- oder stundengenau an, an welchem Tag in welcher Organisationseinheit aktuell zu viele oder zu wenige Mitarbeiter geplant sind. Die verantwortlichen Personaleinsatzplaner bzw. die Mitarbeiter der Pflegedirektion haben die Möglichkeit, frühzeitig und ohne unnötigen Stress räumliche oder zeitliche Anpassungen an der Personaleinsatzplanung vorzunehmen und so starke Schwankungen in der individuellen Personalbelastung aller Mitarbeiter deutlich zu verringern. Nach den Erfahrungen aus einigen Beratungsprojekten liegt der größte Nutzen darin, frühzeitig zu erkennen, dass an bestimmten Tagen mehr Mitarbeiter eingeplant sind als aufgrund der absehbaren Belegung erforderlich. Diese Mitarbeiter fehlen dann in Zeiten, wenn sie benötigt werden, was dann zu Überlastung oder Betten- und Stationsschließungen führt. Eine in diesem Sinne wirksame Personaleinsatzsteuerung stellt auch einen großen Vorteil im Wettbewerb mit anderen Krankenhäusern um qualifizierte Pflegekräfte (und Ärzte) dar. Die besten Mitarbeiter werden in Krankenhäuser gehen, bei denen die Wahrscheinlichkeit von Personalüberlastung und die Einhaltung der getroffenen Arbeitszeitvereinbarungen am höchsten ist.
Die Empfehlung
Warten Sie nicht darauf, dass Ihnen irgendeine Krankenhausreform zukünftig mehr Geld in die Kassen spült oder bis noch mehr Ihrer qualifizierten Pflegekräfte in den Ruhestand gehen. Investieren Sie in Systeme, die es Ihnen ermöglichen, mit zukünftig wahrscheinlich noch weniger Ressourcen die Versorgung Ihrer Patienten sicherzustellen und die Erlöse auf einem hohen Niveau zu halten. Da der wirtschaftliche Nutzen das notwendige Investitionsvolumen schon nach wenigen Monaten deutlich übersteigt, können solche Systeme insbesondere auch von Krankenhäusern implementiert werden, die sich in einer finanziell angespannten Lage befinden und nach Möglichkeiten zur kurzfristigen Verbesserung der wirtschaftlichen Situation suchen.