Tipp des Monats
Einrichtung einer Task Force Prozesscontrolling
In diesem Tipp des Monats erfahren Sie, wie Sie durch die Beseitigung „blinder Flecken“ im Controlling mit geringem Aufwand schnelle Ergebnisverbesserungen erreichen können.
Das Problem
Gleich in mehreren Projekten der letzten Monate mussten wir feststellen, dass das interne Controlling unserer Kunden zur Steuerung der wichtigsten prozessualen Erfolgsparameter völlig ungeeignet war. Erfolgskritische Kennzahlen mit Bezug auf Auslastung, Warte- und Durchlaufzeiten oder Personalbelastung wurden teilweise nicht einmal erhoben. Täglich benötigte Informationen fanden sich, wenn überhaupt, nur in Monats- oder Quartalsberichten. Berichte waren so unübersichtlich, dass sie zur Verwendung im Tagesgeschäft nicht genutzt werden konnten. Offensichtliche Problem wurden regelmäßig berichtet, ohne dass es zu irgendwelchen Konsequenzen kam. Teilweise wurden Probleme nur in vierteljährlichen oder gar jährlichen Konferenzen mit den Verantwortlichen besprochen. Der alte Leitspruch „You get what you measure“ bewahrheitete sich leider: Keine Messung – kein Erfolg!
Der Lösungsansatz
Auf unsere Empfehlung hin haben die Leitungen der betroffenen Häuser dann jeweils eine Task Force Prozesscontrolling eingerichtet, die wir über mehrere Monate begleiten durften.
Der inhaltliche Fokus der Task Force lag auf der Bereitstellung verlässlicher Daten, einer Kurzanalyse der täglichen Belastungsverläufe, der Implementierung von neuen, fokussierten Berichtsformaten, der Verbesserung der Transparenz von Reports und Dashboards mit einem klaren Signalfarbenkonzept, der Integration verfügbarer Prognosedaten in das Reporting und der Einführung von vorab definierten Reaktionen auf absehbare Prozessstörungen in täglicher Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Controllern und Prozessmanagern.
Ergänzt wurde die Arbeit der Task Force teilweise durch einen Quick Check aller prozessualen Schwachstellen. Darauf basierend wurden Handlungsoptionen hinsichtlich Wirksamkeit und Umsetzungsgeschwindigkeit bewertet und deren Umsetzung priorisiert. Teilweise wurden auch schon während der ersten Interviewrunde Sofortmaßnahmen ausgelöst.
Der Nutzen
Konkret erreicht werden konnte unter anderem:
- Signifikante Reduzierung der Verweildauer. Die frei werdenden Betten konnten für zusätzliche Fälle genutzt werden, die zur Steigerung der Erlöse führten.
- Integration eines weiteren Operateurs mit zusätzlichen Erlösen in einen eigentlich voll ausgelasteten OP-Betrieb ohne Ausweitung der Betriebszeiten.
- Beschleunigung des morgendlichen Hochlaufs und Verkürzung der Wechselzeiten um mehr als 10 %. Ohne Ausweitung der Betriebszeiten konnten mehr Patienten operiert werden.
- Deutliche Reduzierung der Zahl der abgesagten Eingriffe mit entsprechender Verbesserung der Patientenzufriedenheit.
- Substitution von defizitären Eingriffen durch Eingriffe mit höheren Deckungsbeiträgen.
Neben diesen wirtschaftlichen Faktoren führte die Einrichtung der Task Force auch zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen allen am Prozess beteiligten Organisationseinheiten, insbesondere zwischen Medizin, Pflege und Verwaltung. Damit wurde erreicht, dass die Prozessverbesserungen auch ohne weitere externe Begleitung stabilisiert werden konnten.
Die Empfehlung
Zur Sicherung der Existenz Ihres Hauses empfehlen wir Ihnen aufgrund dieser Erfahrungen, eine Task Force mit der Aufgabe zu betrauen, zügig ein System zur Messung der wichtigsten erfolgsrelevanten Prozessindikatoren aufzubauen, mit den verantwortlichen Prozessmanagern und der Geschäftsführung Reaktionsmuster und Eskalationskaskaden für Prozessstörungen zu entwickeln und in enger Zusammenarbeit mit allen für einen effizienten Patient Flow verantwortlichen Stellen Maßnahmen anzustoßen, die innerhalb weniger Wochen erste messbare Erfolge herbeiführen.