Hospital Process Analyzer
Überwachung und Steuerung von Kapazität, Auslastung, Wartezeiten, Verweildauer und Personalbelastung
Der Hospital Process Analyzer von iconcare wurde entwickelt, um unnötige Kosten während der Behandlung der Patienten zu vermeiden und die Leistungsfähigkeit von Krankenhäusern trotz des sich weiter verschärfenden Fachkräftemangels und begrenzter Budgets aufrecht zu erhalten. Der Einsatz des Werkzeuges vermeidet Verschwendung, sorgt für eine höhere Termin- und Prozesstreue in der Patientenversorgung und verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Das Werkzeug unterstützt Medizincontroller und Ressourcenmanager bei der Überwachung aller Prozesse der Patientenversorgung. Es erkennt rechtzeitig, wann damit zu rechnen ist, dass Patienten zu lange warten müssen, geplante Termine überschritten werden, Personal überlastet wird und Betten, OP-Säle oder Großgeräte schlecht ausgelastet oder nicht in ausreichendem Umfang verfügbar sind. So können rechtzeitig Maßnahmen ausgelöst werden, bevor es zu Unwirtschaftlichkeiten und zu Unzufriedenheit bei Patienten und Mitarbeitern kommt.
Die Lösung wird mit bewährten Analyse- und Berichtsmustern für Standardfragestellungen bereitgestellt, kann aber flexibel für die Lösung verschiedenster individueller Probleme aus den Bereichen Patientendurchlauf, Personaleinsatz, Gerätenutzung und Materialversorgung eingesetzt werden können.
Beim Einsatz in der Notaufnahme steht die Analyse und Steuerung von Patienten-Warte- und -Durchlaufzeiten im Fokus. Dabei können frei definierbare Zeitpaare flexibel analysiert werden, z.B. die Wartezeit auf Triage, der Zeitraum zwischen Anordnung und Durchführung einer Diagnostik, die Wartezeit zwischen vorliegender Diagnostik und Arztkontakt oder die Wartezeit auf Abholung zur Verlegung auf eine Station.
In Zeiten akuten Fachkräftemangels in Medizin und Pflege wird die Vermeidung von Arbeitsüberlastung zu einem der zentralen Erfolgsfaktoren für die Bindung bestehender und die Gewinnung neuer Mitarbeiter. Wer die Wahl hat, sucht sich ein Krankenhaus als Arbeitgeber, bei dem ein pünktlicher Feierabend wahrscheinlich ist und vorgegebene Personalbelastungsindikatoren nicht nur im Monatsdurchschnitt um Mitternacht und mittags, sondern jederzeit eingehalten werden.
Der Hospital Process Analyser bietet die Möglichkeit, Personalbelastungsindikatoren in Relation zum jeweils vorhandenen Leistungsvolumen permanent zu messen und Häufigkeit, Intensität und Dauer von Personalüberlastung sichtbar zu machen. Gleiches gilt für Häufigkeit, Intensität und Dauer von Kapazitätsreserven. Controlling und Prozessmanagement erhalten so Hinweise auf Möglichkeiten zur besseren zeitlichen Anpassung der Ressourcenbereitstellung an das schwankende Leistungsgeschehen. Mit den Erkenntnissen aus dem System können z.B. Schichtmodelle oder die Urlaubsplanung oder auch die Betriebszeiten der benötigten Ressourcen angepasst werden.
Mit dem Hospital Process Analyser kann nicht nur in die Vergangenheit geschaut werden, sondern auch in die Zukunft. So können zum Beispiel über die Analyse von Daten für geplante Eingriffe Auslastungslöcher oder Überplanungen der OP-Kapazität bereits Tage und Wochen im Voraus erkannt werden und Maßnahmen zum Kapazitätsausgleich angestoßen werden.
In Ergänzung zu den vielfältigen Analysemöglichkeiten verfügt das System über eine dynamische Terminüberwachung des Patient Flow. Ausgehend von einzelnen Planwerten des Patientendurchlaufs können z.B. für das Aufnahmemanagement, den OP-Durchlauf oder das Entlassmanagement relative Zielwerte definiert werden, die als Basis für die Messung terminlicher Plan-/Ist-Abweichungen genutzt werden können.
Darüber hinaus ist ein Dispositions-Monitor verfügbar, der für frei definierbare Behandlungspfade überprüft, ob die vorhandenen Ressourcen für das konkret geplante Behandlungsprogramm auch zum geplanten Zeitpunkt verfügbar sind. Engpässe und Überlastungssituationen bei Räumen, Geräten, Sieben, vorhandenen Diagnose- und Therapieeinheiten oder beim Personal werden so schon während der Planung sichtbar und können durch geeignete Anpassungsmechanismen frühzeitig beseitigt werden.
Dieses für anspruchsvolle Einsatzbereiche entwickelte Steuerungsprinzip wird schon seit Jahren erfolgreich in der Luftfahrt eingesetzt und wird zunehmend auch von Krankenhäusern genutzt.
In der Gesamtschau aller geplanten Eingriffe stehen für alle Engpassressourcen Verfügbarkeitsmonitore zur Verfügung, die frühzeitig auf fehlende Ressourcen, aber auch auf Zeiträume mit schlechter Ressourcenauslastung hinweisen. So können u.a. kurzfristig OP-Absagen vermieden und überlange Wartezeiten vor Diagnostik- und Therapieeinheiten vermieden werden.
Das Hospital Process Analyzer wurde für maximale Flexibilität entwickelt. So können beliebige Zeitstempel aus dem Behandlungsprozess mit Bezug auf beliebige Betrachtungsobjekte analysiert werden können. Die Ausweitung der Analysen auf neue Betrachtungsebenen oder bisher nicht im Fokus stehende Teilprozesse müssen nicht aufwendig nachprogrammiert werden, sondern können über die Systemkonfiguration jeweils mit geringem Aufwand definiert werden.
Der Hospital Process Analyzer kann von Krankenhäusern jeder Größe eingesetzt werden. Zur Wahl steht die Integration der Lösung in die vorhandene Controlling-, IT- und DataWarehouse-Systemumgebung, die Nutzung einer Cloud-Lösung oder die Nutzung von durch iconcare erstellten Auswertungen nach Bereitstellung der benötigten Rohdaten.
Wir entwickeln alle Auswertungen unter Nutzung von Microsoft Power BI, nutzen aber für bestimmte Fragestellungen und Anforderungen auch Microsoft Excel oder DeltaMaster von Bissantz. Die zugrunde liegende Microsoft SSAS-Datenbank kann somit problemlos in die meisten bestehenden Data-Warehouse-Systemumgebungen integriert werden.
Verschiedene Serviceangebote runden das Angebot ab. Dazu gehören:
- Bereitstellung des Systems auf Servern des Auftraggebers inklusive der Anbindung an die benötigten Basissysteme. In Zusammenarbeit mit unserem Partner XIMIUS kann die Datenanbindung auf Wunsch auch in Echtzeit unter Nutzung der HL7-/FHIR-Schnittstellen erfolgen.
- Schulung, Einarbeitung und Coaching der Mitarbeiter aus Controlling und Prozesssteuerung
- Individuelle Konfiguration des Systems mit Gestaltung der Analyse- und Berichtsmuster und der Definition individueller Behandlungspfade
- Unterstützung der organisatorischen Einbettung des Systems, Definition von Interventionswerten, Entwicklung von Reaktionsmustern bei auftretenden oder absehbaren Prozessstörungen
- Temporäre oder dauerhafte Übernahme von Aufgaben des Prozesscontrollings als Dienstleistung
- Aufbau von Organisationseinheiten zur Prozesssteuerung inkl. Personalauswahl, -einstellung, Schulung und Training.
Wenn Sie an der Nutzung des Hospital Process Analyzer interessiert sind, schreiben Sie uns eine kurze E-Mail an info@iconcare.eu mit Angabe Ihrer Kontaktdaten.
Der Hospital Process Analyzer wurde durch iconcare mit finanzieller Unterstützung der Europäischen Union und mit Unterstützung der Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH entwickelt. Ziel des Projektes war die Entwicklung eines standardisierten Steuerungswerkzeuges zur Optimierung der OP-Planung und -Steuerung in Krankenhäusern mit bis dahin nicht am Markt verfügbaren Merkmalen – insbesondere zur frühzeitigen Erkennung von und zur rechtzeitigen Reaktion auf sich abzeichnende Prozessstörungen. Das Steuerungssystem soll es Krankenhäusern ermöglichen, die notwendige Gesundheitsversorgung der Bevölkerung trotz zunehmenden Fachkräftemangels im Bereich qualifizierter Ärzte und Pflegekräfte aufrechtzuerhalten. Dabei sollen temporäre Schließungen von OP-Sälen wegen Personalmangels, Verschwendung durch unnötige Leerstände und Überschreitungen der geplanten Arbeitszeiten vermieden werden. Im Zuge der Entwicklung wurde die Begrenzung des Anwendungsbereiches auf den reinen OP-Betrieb aufgehoben und ein für alle Teilprozesse der Patientenversorgung flexibel nutzbares System bereitgestellt. Die Entwicklung wurde im Dezember 2022 abgeschlossen.